Content
- 01. Assigneu una hora específica del dia als correus electrònics
- 02. Automatitzeu les vostres respostes
- 03. Organitzeu els vostres correus electrònics
- 04. Allibera’t de les cadenes
- 05. Agilitzeu la supressió i l'arxiu
- 06. Utilitzeu HEY
És bo ser popular. Però arriba un moment en què teniu correus electrònics a la safata d’entrada que és impossible passar-los tots. I, per tant, no els feu cas i us estresseu a mesura que la safata d'entrada cada cop és més plena. O us passeu tot el dia passant per ells i perdeu un dia en què podríeu haver estat fent treballs de disseny.
Per tant, feu pujar els filtres de correu brossa al màxim i passeu molt de temps cancel·lant la subscripció a diversos butlletins als quals no recordeu mai haver-vos inscrit. Però, tot i així, el torrent sembla imparable. Què més podeu fer per frenar la marea? Aquí, parlem amb professionals creatius per esbrinar com s’enfronten a la sobrecàrrega de correu electrònic i coneixem els seus consells principals per desordenar les bústies d’entrada.
01. Assigneu una hora específica del dia als correus electrònics
Una de les maneres en què els correus electrònics us aspiren el temps és el gran nombre de vegades que comprovem les nostres bústies d’entrada i la forma aleatòria i desconeguda de respondre als missatges. En el seu lloc, us recomanem que repartiu un o dos períodes específics cada dia als correus electrònics. Podria ser la primera hora del matí, l’última de la nit o a qualsevol hora del dia. L'important és que només us centreu en els correus electrònics durant aquest període i que ignoreu els correus electrònics durant altres períodes de temps de treball. Us sorprendrà que us faci més productiu.
Sovint els creadors tenen por de fer-ho, ja que temen que la gent no en pensi malament si no responen els missatges a l’instant. Tanmateix, argumentaríem que el contrari és cert: prendre temps per respondre als correus electrònics dóna la impressió que sou una persona ocupada i treballadora, en lloc d’algú que està tot el dia assegut a l’espera de rebre algú ... algú ... .
La productora, dissenyadora i estratega Rochelle Dancel n’és un bon exemple. "Ara només comprovo el correu electrònic un cop al dia, durant uns 30 minuts", explica. "Truco a qualsevol persona que necessiti una resposta ràpida (que també posa fi a les rutes del correu electrònic) i programa les accions de seguiment adequadament. La gent m’arribarà a través d’Slack, Teams o simplement em trucarà per qualsevol cosa urgent durant el dia ”.
02. Automatitzeu les vostres respostes
Creieu que dediqueu massa temps a escriure el mateix, una vegada i una altra, en resposta a determinats correus electrònics? A continuació, proveu de configurar un document de Google que contingui respostes estàndard perquè pugueu copiar i enganxar i afegir-lo a la barra del navegador. Realment accelera les coses i salva els dits de RSI en el negoci.
Mentrestant, si voleu agilitzar encara més el vostre procés, molts clients de correu electrònic també tenen eines integrades per desar respostes predeterminades, com ara les plantilles de Gmail. (Configuració> Avançat> Plantilles). Passar uns minuts configurant-los us estalviarà massa temps a la llarga.
03. Organitzeu els vostres correus electrònics
L’endemà que cuineu per a un sopar gran, la vostra cuina sembla que l’hagi copejat una bomba. Sembla que el rentat durarà tot el dia ... però, de fet, un cop apilats tots els plats, bols i tasses, no es veu ni la meitat de mal. I pot ser útil fer el mateix enfocament a la safata d’entrada. Dediqueu uns minuts a ordenar els vostres missatges d’una manera lògica i, de sobte, tractar els vostres correus electrònics no sembla una tasca tan estressant i imponent.
El guardonat dissenyador gràfic autònom Russell Daniels-Lake és un fervent defensor d’aquest enfocament. "Organitzo els meus correus electrònics en carpetes", explica. “Tinc carpetes de clients que es troben dins de la feina i els clients actuals. També tinc una carpeta de recursos i contactes que puc organitzar en impressores, E / S, etc. Manté la safata d'entrada neta i fàcil de navegar ".
Per estalviar temps, sempre podeu automatitzar aquest procés creant regles per filtrar determinats missatges de la safata d'entrada a una carpeta. Per exemple, qualsevol correu electrònic amb el nom de la vostra empresa a l'assumpte s'arxivaria automàticament en una carpeta específica, cosa que us estalviaria la molèstia de fer-ho manualment.
Voleu anar més enllà amb l’automatització? SaneBox és una eina d’intel·ligència artificial que es connecta a qualsevol client de correu electrònic per ajudar-vos a organitzar els vostres missatges. Creeu carpetes com ara "@SaneReceipts", "@SaneBills" o "@SaneFamily", moveu-hi alguns exemples de correus electrònics i l'aplicació farà la resta. "He estat utilitzant SaneBox i ha estat fantàstic", diu el dissenyador, desenvolupador i professor Joe Casabona. "Aprèn sobre el vostre correu electrònic i us organitza tot en carpetes, mantenint la majoria de coses fora de la safata d'entrada.
04. Allibera’t de les cadenes
Coneixeu aquestes llargues i dilatades cadenes de correu electrònic, típiques de les grans empreses, que semblen copiar-se en tothom que us pugui imaginar i que semblen perdurar-se per sempre? Doncs bé, si en teniu molts, Ollie Dearn, director de màrqueting i relacions públiques de Havas London, té un consell útil.
"Esborreu tots els correus electrònics d'una cadena, excloeu el més recent", recomana. "Totes les correspondències anteriors continuen allà si desplaceu-vos cap avall, però sense més de deu correus electrònics diferents sobre el mateix tema a la safata d'entrada. D’aquesta manera, en qualsevol moment, només hi ha un missatge de correu electrònic a la safata d’entrada sobre qualsevol tema. Com una mini llista de tasques! ”
05. Agilitzeu la supressió i l'arxiu
Quan tracteu esporàdicament els vostres correus electrònics, us sorprendrà el temps que passareu treballant arrossegant cada missatge a la carpeta adequada.En lloc d’això, per què no assignar un poc de temps cada dia per moure-ho tot d’una tirada? A més, esbrineu si el vostre client de correu electrònic té una eina o funció per fer que això passi més ràpidament. Per exemple, diu el dissenyador web Si Jobing: "A l'Outlook faig servir gestos de lliscament a iOS i macOS: esquerra per suprimir, dreta per arxivar. Això fa que la meva safata d'entrada sigui fluida en un temps rècord "
06. Utilitzeu HEY
Quant del vostre correu electrònic no està sol·licitat? Si és la majoria, podríeu beneficiar-vos de passar a un servei de correu electrònic basat en el consentiment com HEY, dels creadors de Basecamp, una de les nostres aplicacions de gestió de projectes preferides. Quan algú us envia un missatge de correu electrònic per primera vegada, no passa directament, aterra al que HEY anomena "The Screener". Aquí és on decidiu si voleu saber-ne o no.
Digueu que no i que no en sabreu mai més. Si dieu que sí, podeu decidir si el seu correu electrònic arriba a un dels tres llocs següents: un per a correus electrònics importants que voldreu llegir immediatament, un per a correus electrònics no urgents, com ara butlletins de notícies, i un per a qüestions com els rebuts que probablement mai heu de llegir, però vull continuar per si de cas. "La meva prova de HEY ha estat fantàstica i ja millora el meu flux de treball de correu electrònic", afirma el dissenyador web Dave Smyth. Llegiu les seves experiències a la publicació del seu bloc, Thoughts on HEY.
